Política de privacidade

Versão 2026-10-03 · em vigor desde 3 de outubro de 2026

Este texto diz o que a gente guarda, por que guarda, por quanto tempo e quem mais vê. Está escrito para ser entendido — não para se esconder atrás de palavra difícil.

Dois donos, dois papéis

Quem decide coletar o dado do paciente é você: você atende, você pergunta, você escreve. Perante a lei, você é o controlador desse dado.

O OptoMax é o operador: guarda por sua conta e ordem, e não usa para nada além de te entregar o serviço.

Já dos seus dados — nome, e-mail, pagamento — o controlador somos nós, e é deste texto que você fica sabendo o que fazemos com eles.

O que a gente guarda de você

Para você entrar: Nome, e-mail, telefone e senha. A senha é guardada embaralhada — ninguém aqui consegue ler. O telefone é para a gente falar com você sobre a conta; o seu paciente só o vê na página de confirmar a consulta, depois de responder que não vai poder ir. Se você ligar a verificação em duas etapas, guardamos a chave dela, também embaralhada.
Para o documento ter validade: Seu registro no conselho, suas formações e a imagem da sua assinatura. Se você cadastrar, o local de atendimento e a sua logo.
Para cobrar: CPF ou CNPJ, pedido na hora da compra. O registro de cada pagamento: o valor, a data e a forma de pagar. Se você pagar no cartão, a operadora do pagamento exige também o e-mail, o telefone, o CEP e o número do endereço do dono do cartão: a tela pede o que faltar no seu cadastro e manda a ela. O CEP e o número do endereço são só repassados: não ficam guardados no OptoMax. O número do cartão passa pelo nosso servidor só para chegar à operadora do pagamento, e o OptoMax não guarda o número.
Para o sistema funcionar: Data, hora, endereço de internet e navegador de cada entrada. E o registro do que foi usado no sistema e quando — por exemplo, que uma receita foi criada —, sem o conteúdo.
Cookies: São pequenos arquivos que um site deixa no seu navegador. O OptoMax usa dois, e os dois só para o sistema funcionar. Um mantém você conectado, para não pedir a senha a cada página: ele some depois de 30 dias sem uso. O outro dura 3 minutos, na hora do cadastro, e serve para confirmar que quem digita o código do e-mail é o mesmo navegador que criou a conta. Não há cookie de anúncio nem de medição, nosso ou de outra empresa. Fora isso, só uma coisa fica guardada em navegador: na página em que a ótica marca uma consulta para você, se ela escolher "Lembrar neste aparelho", o navegador dela guarda o nome e o telefone da ótica — nunca dado de paciente.

O que a gente guarda dos seus pacientes

Para identificar: Nome, data de nascimento, telefone, e-mail, CPF, endereço e sexo. Se o paciente é menor, o nome do responsável. De onde ele veio e as suas observações. Só o nome é obrigatório: o resto você preenche se quiser.
Para o atendimento: Tudo que você escreve na ficha: a queixa, os exames, o grau, o diagnóstico e a conduta. Os arquivos que você anexa, como a foto ou o PDF de um exame. Os horários marcados na agenda e a resposta do paciente ao pedido de confirmação. E o registro de que você abriu o WhatsApp para mandar algo a ele — o sistema não vê se a mensagem chegou.

Dado de saúde é dado pessoal sensível na Lei Geral de Proteção de Dados. A regra é mais dura que para nome e telefone: só se usa para o que foi coletado, e não se compartilha sem uma base legal que permita.

Para que serve

Para te entregar o software — e para cuidar dele.

O registro de uso — o que foi usado no sistema e quando, sem o conteúdo — também serve para a gente administrar o serviço, ver o que está funcionando, melhorar o sistema e ajudar você a usar. Para isso a gente olha números e o que acontece na conta, não o que está escrito na ficha dos seus pacientes.

A gente não vende dado, não aluga lista, não usa a ficha dos seus pacientes para treinar nada e não manda propaganda para eles. Quem fala com o paciente é você.

Por quanto tempo

Ficha, receita e cadastro: enquanto a conta existir. Quando você marca a exclusão, tudo fica guardado até a data marcada — é o prazo para cancelar ou levar seus dados — e depois é apagado de vez.
O que você exclui de dentro da conta: excluir um paciente tira ele de todas as telas, com a ficha, as receitas e o histórico, e derruba os links dele na hora. Mas o registro não é apagado: continua guardado, fora do alcance das telas, até a conta ser excluída. O mesmo vale para uma ficha, uma receita ou um anexo que você exclui.
Cópia de segurança: todo dia, trancada com chave. Ficam as dos últimos 14 dias no servidor e as dos últimos 30 dias fora dele. O que foi apagado do sistema sai das nossas cópias em até 30 dias.
A Hostinger, dona do servidor, também faz uma cópia semanal da máquina inteira, e a guarda e apaga no prazo dela.
Registro dos pagamentos: enquanto a conta existir. Depois da exclusão, ele sai do OptoMax e continua só na operadora do pagamento, pelo prazo dela.
Histórico de aceite dos termos: fica guardado, sem data para sair. É a prova do combinado, para os dois lados.
Registro de entrada no sistema e trilha do que foi feito na conta: ficam guardados, sem data para sair. É a trilha de segurança da conta.

Depois da exclusão, o que fica não tem dado de paciente, nem o seu nome, e-mail, telefone ou documento. Fica o registro de que você aceitou os termos, a trilha do que foi feito na conta — com a data e o endereço de internet, sem o conteúdo — e o plano que você tinha. O seu e-mail fica livre para uma conta nova.

Quem mais vê

O mínimo possível, e cada um só o que precisa para a sua parte:

O servidor onde o sistema roda. É lá que o banco de dados mora, então é lá que a ficha fica guardada. O servidor fica nos Estados Unidos e é alugado da Hostinger. O contrato com ela proíbe usar o conteúdo para qualquer coisa que não seja prestar o serviço.
A cópia de segurança. Fica guardada também fora do servidor, no Cloudflare, empresa dos Estados Unidos, fora do Brasil. Ela sai daqui trancada com chave: o Cloudflare guarda o arquivo e não consegue abrir.
Quem processa o pagamento — o ASAAS, empresa de Joinville, Santa Catarina. Vê o seu nome, o seu CPF ou CNPJ e o valor. Se você paga no cartão, vê também os dados do cartão, o endereço de internet de onde você paga e, do dono do cartão, o e-mail, o telefone, o CEP e o número do endereço. Nunca vê paciente. O ASAAS avisa, na política dele, que pode guardar parte dos dados fora do Brasil.
O banco do sistema antigo do OptoMax — até ele ser desligado, o aviso de cada pagamento também fica gravado lá, no Supabase, em servidores no Brasil (São Paulo). O aviso não leva o seu nome, e-mail, CPF nem telefone. Leva o seu código de cliente no ASAAS, o valor, o endereço da página do comprovante e, quando você paga no cartão, a bandeira, os quatro últimos números e um código que a operadora cria para aquele cartão. Quando o sistema antigo for desligado, este item sai.
Quem entrega o e-mail — o Resend, empresa dos Estados Unidos. Vê o seu e-mail e o texto da mensagem enviada.
A equipe do OptoMax — quem cuida do servidor consegue chegar ao banco de dados, para manter o sistema no ar e atender um pedido seu. Quando alguém da equipe abre uma conta pelo painel de administração, isso fica registrado.

Nenhum deles recebe ficha clínica para usar. Se entrar um fornecedor novo que veja dado seu ou do seu paciente, este texto muda de versão e você aceita de novo.

Os e-mails que você recebe

Dois tipos de e-mail chegam do OptoMax:

De serviço — o código de confirmação, o link para criar uma senha nova, os avisos de segurança da conta, o recibo de cada pagamento, os avisos de vencimento, o aviso de exclusão marcada, manutenção e mudança nestes textos. Fazem parte do serviço: enquanto a conta existir, você recebe.
De novidades — o que mudou no sistema e ofertas. Todo e-mail de novidades tem o link "Não quero mais receber" no fim; um clique e você sai.

Nenhum e-mail nosso pede a sua senha, nem manda clicar para "confirmar seus dados". Se receber um assim, não é da gente.

Os links que você manda ao paciente

A receita e a ficha viajam num link sem senha, que vale 30 dias. Quem tem o link abre o documento.

É a mesma escolha do papel: quem tem a folha na mão, lê. A diferença é que aqui você pode gerar um link novo, e o antigo para de funcionar na hora. Excluir um paciente derruba os links dele na hora. Quando a conta é excluída de vez, todos os links param de funcionar.

O pedido de confirmação de consulta também é um link sem senha. Ele mostra o primeiro nome do paciente, o dia, a hora e o lugar da consulta, e o seu nome e registro. Guarda a resposta do paciente e vale até o fim do dia da consulta.

O link das óticas, do plano PRO, é um só por conta, e não vence por data. A ótica vê o seu nome e os seus horários livres — nunca o nome de quem já está marcado — e, para marcar, informa o nome e o telefone dela e do paciente. Você pode pausar o link ou gerar um novo, e o antigo para de funcionar na hora.

Cada abertura da receita e da ficha, cada resposta de confirmação e cada marcação da ótica fica registrada, com a hora, o endereço de internet e o navegador de quem fez.

O que se pode pedir, e como

A lei dá a você — e ao seu paciente — o direito de saber o que está guardado, corrigir, levar embora e apagar.

Pedido por e-mail para optomaxsoftware@gmail.com. A gente responde em até 15 dias.

Do dado do paciente, quem pede é ele a você, porque o controlador é você. Se precisar da nossa mão para atender o pedido, a gente ajuda sem cobrar.

O paciente não aceita esta política nem os termos: quem usa o sistema é o profissional que o atende. A base legal para guardar o dado de saúde é a tutela da saúde, não o consentimento.

Como a gente cuida

Senha guardada embaralhada, nunca em texto legível.
Cada clínica isolada no banco por regra do próprio banco — uma conta não alcança o dado da outra nem por erro de programação.
Todo acesso a dado clínico fica registrado, com quem abriu e quando.
Cópia de segurança todo dia, trancada com chave e guardada em dois lugares.
Se acontecer um vazamento, a gente avisa você — e diz o que foi, que dado, desde quando e o que já foi feito. Do seu dado, a gente também avisa a Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Do dado do seu paciente, quem avisa a Autoridade e o paciente é você, que é o controlador — e a gente ajuda.

Quem responde por isso

Dúvida sobre este texto ou sobre o seu dado: optomaxsoftware@gmail.com. A gente responde em até 15 dias.

Os responsáveis pela proteção de dados são Octavio Kaestner Cavalcanti da Silva e Caio Frattari.

O documento que vale é a versão marcada acima. Quando muda, a gente avisa e pede o aceite de novo — nada muda no seu pé sem você saber.
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